Politique de confidentialité

Application mobile Railxtra — Dernière mise à jour : 22 avril 2026  |  Version 1.0

1. À qui s'adresse cette politique

L'application mobile Railxtra (ci-après l'« Application ») est une plateforme B2B destinée aux clients professionnels de Railxtra et à leurs représentants autorisés. Les comptes sont pré-configurés par Railxtra ou par l'administrateur d'un compte client; il n'est pas possible de créer un compte directement à partir de l'Application.

Cette politique s'applique à tous les utilisateurs de l'Application, peu importe leur lieu de résidence. Des droits additionnels peuvent s'appliquer selon votre juridiction (voir la section 11).

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, Canada), Railxtra a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

• Profil utilisateur : nom complet, adresse courriel professionnelle, numéros de téléphone, rôle au sein de l'entreprise cliente, langue préférée.
• Identifiants de connexion : mot de passe (stocké sous forme hachée), jetons de session sécurisés.
• Contenu soumis lors de demandes de location : photos que vous téléversez, messages vocaux, commentaires, pièces jointes.
• Signatures électroniques : données transmises à DocuSign lors de la signature d'annexes de location.

3.2 Renseignements recueillis automatiquement

• Données techniques et d'utilisation : modèle d'appareil, système d'exploitation et sa version, identifiant unique d'installation, langue, fuseau horaire, fournisseur de réseau, journaux d'accès, pannes et erreurs.
• Adresse IP, horodatages de connexion et d'activité.
• Identifiant de notification : jeton Firebase Cloud Messaging (FCM) généré par votre appareil pour recevoir les notifications poussées.

3.3 Renseignements relatifs à votre entreprise (contexte d'utilisation)

L'Application affiche des données opérationnelles liées au compte client auquel vous êtes rattaché : locations actives et passées, statuts de livraison, documents techniques, conformité des unités, télémétrie GPS des véhicules loués (fournie par GeoTab, installée sur les véhicules de la flotte Railxtra, et non sur votre appareil mobile).

3.4 Ce que nous ne recueillons pas

• L'Application ne recueille pas la géolocalisation de votre appareil mobile. Les données GPS affichées concernent uniquement les véhicules de la flotte louée, via la télémétrie installée sur ceux-ci.
• Nous ne recueillons pas de données biométriques, de données de santé, ni d'informations financières (numéros de carte de crédit).
• Nous ne recueillons pas de renseignements d'enfants de moins de 14 ans. L'Application est réservée à un usage professionnel par des adultes.

4. Fins d'utilisation des renseignements personnels

Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de marketing direct, de publicité ciblée ou de profilage automatisé ayant un effet juridique important sans votre consentement explicite préalable.

5. Partage avec des tiers

5.1 Fournisseurs de services

Nous confions certains traitements à des fournisseurs de services tiers agissant en notre nom, liés par des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité conformes à la Loi 25, à la LPRPDE et, le cas échéant, à d'autres lois applicables :

5.2 Transferts hors du Québec / Canada

Certains de ces fournisseurs traitent vos renseignements personnels à l'extérieur du Québec et du Canada (notamment aux États-Unis). Avant d'autoriser un tel transfert, Railxtra évalue les risques au moyen d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et met en place des mesures contractuelles et techniques appropriées (ententes de traitement, clauses de protection des données, chiffrement).

Les lois étrangères peuvent permettre aux autorités publiques d'accéder à vos renseignements personnels dans certaines circonstances.

5.3 Divulgation obligatoire

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige (mandats, ordonnances, subpoenas) ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de Railxtra, de ses utilisateurs ou de tiers.

5.4 Aucune vente de renseignements personnels

Railxtra ne vend pas et ne loue pas vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et pour respecter nos obligations légales, comptables et contractuelles. À titre indicatif :

• Compte utilisateur actif : pendant la durée du contrat entre Railxtra et votre employeur, ou jusqu'à la désactivation du compte.
• Après désactivation du compte : renseignements de profil conservés jusqu'à 24 mois à des fins d'audit et de résolution de litiges, puis détruits ou anonymisés.
• Journaux de sécurité et d'accès : jusqu'à 12 mois.
• Documents de location (contrats, signatures, conformité) : conformément aux obligations légales et fiscales applicables.
• Photos, messages vocaux et pièces jointes de demandes : jusqu'à la fermeture du dossier de location, puis selon les obligations contractuelles.

7. Sécurité des renseignements

Railxtra met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la communication non autorisée, la copie, l'utilisation ou la modification :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos (services d'hébergement de catégorie entreprise).
• Authentification par jetons sécurisés, avec expiration automatique.
• Contrôles d'accès stricts sur la base du principe du moindre privilège.
• Journalisation et surveillance des accès aux systèmes.
• Formation du personnel et clauses de confidentialité.
• Revue périodique de nos pratiques et évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est toutefois totalement infaillible. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Railxtra vous en avisera et notifiera la Commission d'accès à l'information du Québec et toute autre autorité compétente, conformément à la loi.

8. Vos droits

8.1 Droits applicables au Québec et au Canada

• Accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons sur vous.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Retrait de consentement : retirer votre consentement, sous réserve des exigences contractuelles ou légales.
• Portabilité (Loi 25) : recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et en demander le transfert.
• Désindexation / cessation de diffusion : lorsque la loi le permet.
• Plainte : déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

8.2 Droits additionnels des résidents de Californie (CCPA / CPRA)

Si vous résidez en Californie, vous disposez en plus des droits suivants :

• Droit de savoir quelles catégories de renseignements personnels nous recueillons, utilisons et divulguons.
• Droit de suppression de vos renseignements personnels (sous réserve des exceptions prévues par la loi).
• Droit de correction des renseignements inexacts.
• Droit de refuser la « vente » ou le « partage » de renseignements personnels — Railxtra ne vend ni ne partage vos renseignements personnels au sens du CCPA.
• Droit de limiter l'utilisation des renseignements personnels sensibles.
• Droit à la non-discrimination dans l'exercice de vos droits.

Vous pouvez exercer ces droits vous-même ou par l'entremise d'un agent autorisé. Nous répondons aux demandes conformes dans les 45 jours (prolongation possible).

8.3 Comment exercer vos droits

Adressez votre demande par courriel à info@railxtra.com. Nous devrons vérifier votre identité avant de donner suite. Nous répondons dans un délai de 30 jours pour les demandes visées par la Loi 25 et la LPRPDE, et 45 jours pour les demandes CCPA.

Vous pouvez également demander la suppression de votre compte directement depuis la section « Profil » de l'Application.

9. Décisions automatisées

L'Application ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similairement importants à votre égard. Certains systèmes côté Railxtra (classification de courriels entrants, règles d'escalade) peuvent faire appel à des modèles d'intelligence artificielle, mais ces traitements n'affectent pas directement votre utilisation de l'Application.

10. Notifications poussées

Avec votre permission (demandée au premier lancement), l'Application envoie des notifications poussées relatives aux statuts de vos locations, aux livraisons, à la conformité et à la maintenance des unités. Vous pouvez :

• désactiver globalement les notifications dans les réglages de votre appareil ou de l'Application;
• configurer finement les types de notifications que vous souhaitez recevoir, à partir de la section « Préférences » de l'Application.

11. Stores d'applications

L'Application est distribuée via l'Apple App Store et le Google Play Store. Ces plateformes collectent leurs propres données (analyses de plantages, métriques de téléchargement) selon leurs politiques de confidentialité respectives, indépendantes de la nôtre.

12. Liens vers des sites tiers

L'Application peut contenir des liens vers des sites Web ou services opérés par des tiers (notamment DocuSign, Google Maps, Apple Maps). Ces tiers appliquent leurs propres politiques de confidentialité, et Railxtra n'est pas responsable de leurs pratiques.

13. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment pour refléter des changements légaux, techniques ou opérationnels. En cas de changement important, nous vous en aviserons par l'Application, par courriel, ou par un autre moyen raisonnable, avant l'entrée en vigueur du changement. La version la plus récente est toujours disponible dans l'Application et sur notre site Web.

14. Nous joindre

Pour toute question, commentaire ou demande relative à la présente politique ou à vos renseignements personnels :